Restructuration des agences et des mandataires, garanties automatisées, etc.

v1.8.2
Publié le 28/06/2022

Nouvelle note de mise à jour : v1.8.2

Pour finir ce mois de Juin, on vous dévoile une mise à jour complexe et ambitieuse : la restructuration complète du système d’agence et de mandataire.


Pourquoi ?


Car vos besoins évoluent, et qu’on se doit d’évoluer en conséquence.
Nous n’avions pas poussé ce système assez loin lors de sa conception, et les imperfections de l’ancien système devenaient trop gênantes pour certains d’entre vous (les réseaux qui comportent plusieurs agences/mandataires, notamment).


Donc, on a remonté nos manches, et on s’est attaqué au chantier 🚧

Concrètement, ce que va vous apporter cette version (de façon plus ou moins transparente), c’est :

  • Une gestion simplifiée de vos agences, et de vos mandataires.
  • Un meilleur suivi sur votre activité, vos chiffres et vos dossiers
  • Des automatisations, pour vous permettre d’être plus rapides sur vos dossiers (ça, c’est notre mission du quotidien 💪)
  • Une meilleure organisation de vos données, correspondant mieux à la structure de votre organisation (clients, dossiers, notaires, partenaires, mandataires, …etc.)

Après plusieurs semaines de développement, on vous présente cette nouvelle version 1.8.2.
Elle est assez volumineuse, alors on va vous en proposer un résumé en quelques lignes (les curieux pourront continuer la lecture) :

  • Mutualisation des agences: Vous pouvez maintenant visualiser l’état globalisé de plusieurs agences, sans en changer.
  • Refonte de la gestion des agences: Nouvelle interface de gestion des agences, pour vous permettre de structurer votre entité selon le nouveau système.
  • Modifications sur le profil utilisateur: Vos profils ont évolué, pour permettre notamment la gestion de votre agence préférée selon le nouveau système.
  • Gestion des mandataires et des salariés: Apparition du nouveau concept de mandataire
  • Automatisation des règles de commissionnement des mandataires: Vous deviez le faire manuellement à chaque dossier, mais ça, c’était avant. Les rétrocessions (internes ou externes) des mandataires sont maintenant configurables directement sur le profil du mandataire, pour qu’elles soient ajoutées automatiquement à chaque dossier.
  • Amélioration des droits d’accès aux factures selon le nouveau modèle d’agence / mandataire
  • Avertissement des dossiers présentant un chiffre d’affaire négatif

La note complète est ci-dessous 👇

🏢 Simplification de la gestion des agences

Mutualisation des agences

Les agences permettent de segmenter vos clients, vos collaborateurs, vos dossiers et toutes les autres informations disponibles sur Actelo ! Cependant, au niveau de votre entreprise ou même de chaque utilisateur, il vous est nécessaire de pouvoir visualiser les informations globales, agrégeant toutes les agences : nombre de dossiers, chiffre d’affaires, total honoraires …

Dans cette nouvelle version, c’est désormais possible ! Bye bye le sélecteur d’agence présent dans la barre de navigation et bonjour la mutualisation des informations sur chacune des pages.

Vous n’avez qu’à filtrer les informations à afficher (toutes vos agences, une seule ou plusieurs) sur :

  • La configuration agence
  • Le tableau de bord
  • Le tableau de gestion
  • Les factures
  • La liste des prescripteurs
  • La liste des clients
  • La liste des intermédiaires

Mais également sélectionner dans quelle agence vous souhaitez ajouter :

  • Un dossier
  • Un intermédiaire
  • Un prescripteur
  • Une agence bancaire
  • Un client
Tableau de bord avec gestion de l’agence

Refonte de la gestion des agences

Avec cette mutualisation des agences, l’onglet ‘Gestion des agences’ a eu le droit à une petite refonte : le graphique des agences laisse sa place à la liste des mandataires.

Actelo – Gestion des agences et des mandataires

Changement du profil utilisateur

Votre profil utilisateur s’adapte également à la mutualisation des agences avec l’ajout de deux éléments principaux :

  • Un nouveau champ « Agence préférée » sur la carte « Préférences » ; cette agence sera celle renseignée par défaut sur tous les filtres ou les sélecteurs cités dans la section précédente.
  • Un sélecteur d’Agence sur la carte « Agence sélectionnée » pour afficher les informations voulues.
Gestion des agences dans le profil utilisateur

🧑 Gestion des mandataires

Les mandataires sont des intervenants à part entière dans les agences / entreprises et sur les dossiers. Actelo vous permet dès à présent d’en créer et vous simplifie leur gestion !

Création d’un mandataire

Lors de la création d’un utilisateur il est désormais possible de définir s’il est salarié ou s’il est mandataire.

Pour un utilisateur mandataire il sera également nécessaire de préciser le nom de l’entité mandataire et l’agence parente à laquelle il sera rattaché.

Choix mandataire / salarié à la création d’un utilisateur

Commissionnement des mandataires

Chaque mandataire possède un commissionnement spécifique mais surtout géré par les agences ou les entreprises directement.

Une section ‘Règles de commissionnement’ a donc été ajoutée dans le formulaire de création ou de modification d’un utilsateur pour les mandataires. Définissez les règles de commissionnement régulières de ce mandataire directement à ce niveau. Ces règles de commissionnement sont ajoutées automatiquement à tous les dossiers créés pour/par ce mandataire.

Le total de cette commission mandataire sera visible par proposition sur la carte Chiffre d’Affaires ou par dossier sur le tableau de gestion : retrouvez aussi le commissionnement total du mandataire en bas du tableau de gestion.

Gestion des règles de commissionnement mandataire

Nouveau droit pour la consultation des factures

Avec l’ajout des mandataires et pour vous permettre de conserver une confidentialité maximale sur vos dossiers et leur facturation, un nouveau droit a été ajouté : la consultation des factures.

Pour chaque utilisateur vous pouvez désormais, de la même manière que pour les dossiers, déterminer les factures de quels collaborateurs il peut consulter ou non.

Droits d’accès mandataires – Dossiers et factures

💰 Réorganisation des règles de commissionnement

Les règles de commissionnement dépendent du dossier et même de la proposition principale, elles sont indispensables car permettent de déterminer quel sera votre chiffre d’affaire.

Ordonner les règles de facturation

Le commissionnement est l’élément spécifique à chaque dossier qui va vous permettre de rémunérer chaque intervenant du dossier lors de la signature. Le prescripteur, l’intermédiaire, l’agence, l’entreprise… tout le monde est concerné.

Cependant, le commissionnement, en plus de dépendre du type de rétrocession et du type de commissionnement, dépend également de l’ordre de la rémunération !

Actelo vous permet dès à présent d’ordonner ou réordonner vos règles de facturation pour définir l’ordre de rémunération des intervenants grâce à un simple drag and drop.

Ordre des règles de commissionnement

Rendre visible en lecture seule la règle de commissionnement sur le profil utilisateur

Les mandataires possèdent désormais des règles de commissionnement liés à d’autre intervenants : agences, entreprises, prescripteurs, intermédiaires …

Ces règles sont définies par les managers d’agence ou les managers d’entreprise mais elles sont également visibles en lecture seule par les mandataires sur leur profil utilisateur.

Description des règles de commissionnement

Amélioration du formulaire d’ajout d’une règle de commissionnement

La création de mandataire et la refonte des règles de commissionnement ont changé de nombreuses choses. L’ajout d’une règle de commissionnement a donc été améliorée pour vous faire gagner du temps.

Vous pouvez désormais nommer vos règles de commissionnement avec l’apparition d’un champ « Libellé ». Cette information est présente à titre informatif et ne sera pas affichée sur vos factures.

De plus, lors de la sélection d’un prescripteur, d’un mandataire ou d’un interlocuteur en tant qu’émetteur ou destinataire de la règle de commissionnement, si une règle de commissionnement est définie sur son profil alors toutes les informations remontent automatiquement.

Automatisation des règles de commissionnement

Avertissement pour un chiffre d’affaires négatif

Le chiffre d’affaires est un des élément principal de votre dossier : un CA Net négatif est un indicateur que vous souhaitez éviter !

Afin de vous faciliter l’analyse de cette information, Actelo vous averti

  • Sur le tableau de gestion : si votre CA Net est négatif il est affichée en rouge
  • Lors de de la génération des factures : un message d’erreur bloque votre action.
Alerte pour chiffre d’affaire négatif sur un dossier

Alerte sur chiffre d’affaire négatif avant facturation

➕ Autres améliorations

  • L’intitulé d’une pièce justificative a été modifié: « Justificatif des taxes (TRE / TLE – Raccordements / TDCAUE / VRD) » devient « Justificatif taxes (TRE – Taxe d’aménagement – Raccordements – VRD) »
  • La garantie par défaut d’une banque se renseigne automatiquement lors de sa sélection sur la proposition
  • La personnalisation des informations visuelles pour une agence est désormais disponible dans la configuration des agences
  • Les notaires sont associés à l’entreprise et non plus aux agences
  • L’export CSV des clients contient une nouvelle colonne « Agence »

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