Signature électronique, rendez-vous dans les mails, …

v1.5.0
Publié le 24/07/2020

Cette mise à jour d’été vient ajouter deux fonctionnalités très attendues : la signature électronique dans la Ged, ainsi que la possibilité de faire des invitations calendrier dans les mails.

Signature électronique

La signature électronique est enfin là, accessible pour tous les abonnés. Celle-ci permet de signer numériquement, avec un sceau légal disposant de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, n’importe quel PDF présent dans la Ged : les classiques (notice d’entrée en relation, mandat, confirmation de mandat), mais aussi n’importe quel document que vous seriez susceptible d’ajouter, soit en le déposant vous-même dans la Ged, soit en créant un Document Personnalisé disponible depuis la version 1.3.

Nous avons mis à jour les CGA afin de tenir compte de la tarification des signatures, qui se fait à l’unité en fin de mois en plus de votre abonnement classique.

En terme d’utilisation, vous pouvez dès à présent créer pour chaque fichier PDF une demande de signature électronique. Une fois la demande générée, il vous est possible d’éditer les signataires (pré-remplis avec les éléments du dossier) avant envoi.

Lors de l’envoi de la demande, un mail avec un lien unique est transmis à chaque signataire, qui pourra alors consulter les documents et les signer.

Concernant la démarche client, nous avons créé une page explicative que vous pouvez fournir à vos clients afin d’expliquer la démarche de signature, disponible à cette adresse : https://www.actelo.fr/esign

Une fois que vos clients ont signé, le document revient automatiquement dans la Ged en version signée, et une notification vous est tranmise (ou en cas de refus…).

A noter que le document en version « non signé » est conservé. Par ailleurs, si le document « non signé » se trouvait dans l’espace d’échange client, il passera automatiquement dans la colone « fichiers privés », tandis que le document signé viendra prendre sa place. Ainsi, il sera instantanément téléchargeable par votre client dans son espace personnel.

Depuis l’onglet Ged, vous pourrez suivre l’ensemble des états de vos demandes de signatures pour un dossier, avec le détail des états par personnes.

Rendez-vous dans les mails

Pour chaque mail envoyé, il est maintenant possible de programmer un rendez-vous. Pour cela, il suffit de cocher la case correspondante. Nous pré-remplirons l’invitation avec les informations des destinataires et vous laissons la liberté d’éditer les informations avant envoi (date et heure, titre de l’invitation, etc…).

Vous recevrez alors (ainsi que votre client) une proposition de rendez-vous valide avec tous les systèmes de calendriers. Chaque destinataire du mail sera individuellement invité au rendez-vous (ce qui permet, entre autre, d’inviter des collègues en les ajoutant en copie).

Améliorations et correctifs

  • Déblocage de la proposition dans le cas d’une situation « non-salarié », sans date de création de la société.
  • Modification du calcul du reste à vivre (correctif).
  • Correctif de la garantie SACCEF sur un prêt relais.
  • Correctif de la précision de l’arrondi dans le calcul du pourcentage de relais d’un prêt relais.
  • Correctif de la date de validité de la CNI qui empêchait la validation de la proposition dans certains cas.

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