L'espace client

Échanges de documents, messagerie, suivi du dossier ... fluidifiez les échanges avec vos clients

Logiciel Actelo 4/23/2020 7 minutes

Depuis quelques semaines (débutant avec la version 1.2.0), Actelo s'est doté d'une fonctionnalité qui nous a longtemps été demandée : l'espace client.

Faisons ensemble un tour de toutes les possibilités offertes par cette fonctionnalité.

L'espace client, côté courtier

Activation

Pour activer l'espace client, rendez-vous dans un dossier. Il vous faudra tout d'abord renseigner une adresse email pour l'emprunteur référent.

Choisissez un email pour l'emprunteur référent

Ensuite, rendez-vous tout simplement dans l'onglet "Espace Client"

Onglet "Espace Client"

puis cliquez sur "Activer l'espace Client"

Activer l'espace client

... et c'est fait. Votre client (l'emprunteur référent) vient de recevoir ses codes d'accès par mail, et un lien pour se connecter à son espace.

Messagerie intégrée

L'interface, dans votre dossier, ressemble maintenant à ceci :

Espace client activé

La messagerie est activée, et vous permet de communiquer directement avec votre client. D'un côté, il sera notifié par mail si vous lui envoyez un message. De l'autre, vous recevrez un mail ou une notification si celui-ci vous envoie un message.

Notifications de l'espace client

GED : Gestion Électronique de Documents

La gestion électronique de documents est également connectée au système d'espace client.

Rendez-vous dans la zone synthèse de votre dossier :

Mettre à disposition des documents pour vos clients

Vous pouvez maintenant mettre à disposition de votre client n'importe quel document, en un clic.

Allons plus loin maintenant, éditons la liste des pièces à fournir par le client (celle-ci est pré-générée automatiquement en fonction de la nature du projet) :

Edition de la liste des pièces à fournir

Une fois terminé, cliquez sur "Envoyer dans l'espace client"

Envoi des pièces

Les pièces à fournir viennent d'être ajoutées dans l'espace client, classées par type. Nous aborderons l'organisation de l'espace client côté emprunteur dans la section suivante.

Pour suivre et valider les pièces fournies par votre client, rendez-vous dans l'onglet "GED" :

Onglet GED

Vous retrouvez ici des "cases vides" correspondant à l'ensemble des documents à fournir que vous avez défini précédemment.

Si votre client ajoute une pièce dans son espace, vous recevrez une notification

Notification native Chrome

et pourrez valider les pièces comme suit :

A valider

Pour valider les pièces, déplacez simplement le bloc dans "Pièces validées". Dans ce cas, votre client sera notifié de l'acceptation de sa pièce. Sinon, déplacez simplement le bloc dans "Pièces à fournir".

À l'issue des allers-retours avec votre client, vous vous retrouverez rapidement dans cette situation :

Pièces validées

Vous souhaitez maintenant télécharger ces pièces, ou les mettre à disposition de la banque. Rien de plus simple, séléctionnons les pièces utiles :

Téléchargez ou partagez

vous pouvez, grâce au bandeau inférieur, télécharger l'ensemble des pièces séléctionnées, ou même générer un lien de téléchargement pour vos partenaires via le bouton "Partager".

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Choisissez vos options de partage, tel que la date d'expiration du lien, et envoyez le directement par mail !

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Maintenant que nous avons fait un tour de votre interface, plaçons nous du côté de votre client... 💻

L'espace client, côté emprunteur

Première connexion

Vous venez d'activer l'espace client. Un mail se trouve dans la boite de réception de votre emprunteur référent, contenant le lien vers l'espace Client Actelo. Ce lien peut-être "votresociete.actelo.app", ou pointer directement vers votre site internet. Nous reviendrons sur l'intégration de l'espace Client dans votre site Web en dernière partie de cet article.

Votre client suit donc le lien contenu dans ce mail, et se retrouve sur l'espace client :

Espace client emprunteur

Il rentre son email, et le mot de passe contenu dans l'email.

Le voilà connecté, prêt à suivre son dossier, échanger avec vous, renseigner ses pièces, etc..

" Mais pourquoi l'espace client est tout blanc ? Vous n'auriez pas pu le rendre joli, y mettre quelques couleurs ? "

Excellente question ! En effet, on y a pensé. Et on a même voulu aller plus loin : vous permettre de le rendre attractif vous même, accordé à vos couleurs, et à la charte graphique de votre entreprise. Un peu de patience, nous parlerons de la multitude de configurations possibles en dernière partie 👌😎

Suivi de son dossier

Une fois connecté, votre client peut voir la liste de ses dossiers.

Liste dossiers actelo espace client

Rentrons maintenant dans un dossier :

Dans un dossier

Trois parties importantes ici :

  • Résumé : Contient les pièces à diposition du client (celles que vous avez choisi d'envoyer dans l'espace client, depuis Actelo) et l'état d'avancement global de son dossier.
  • Messagerie : C'est la zone d'échange, directement connectée à Actelo, par laquelle votre client peut discuter avec vous. Toutes les communications sont ainsi centralisée dans le dossier Client.
  • La liste des pièces à fournir, ainsi que leur état : Ici, nous voyons que pour ce dossier, toutes les pièces ont été fournies et validées (en effet, nous avons tout validé plus tôt dans cet article, avant de les partager à notre partenaire bancaire).

Vous l'aurez compris : un espace simple, pour fluidifier les échanges entre vous et vos clients durant tout le processus du dossier.

Attaquons maintenant la dernière partie : la configuration de l'espace client.

L'espace client : Configuration

Configuration des couleurs

Comme je vous l'ai annoncé précédemment, nous avons tout pensé pour vous permettre de vous approprier cet espace client.

Rendez-vous dans la configuration de votre entreprise :

Configuration entreprise Actelo

puis dans "Espace Client"

Configuration espace client Actelo

Ici, vous pouvez modifier l'ensemble des couleurs de votre espace client, pour qu'il corresponde à votre charte graphique. Tout est en direct, si vous modifiez une couleur, votre espace client change instantanément.

Intégration à votre site internet

Nous sommes allé plus loin que la configuration des couleurs. L'espace client Actelo est intégrable à votre site Internet en quelques minutes. Cela permet à vos clients de retrouver leur espace personnel directement dans votre site, en toute transparence.

Cette intégration peut nécessiter une intervention de votre Webmaster, bien qu'elle soit tout à fait accessible si vous avez des notions en site Internet, ou si votre site a été créé sur Wordpress.

Vous pouvez également nous contacter pour que nous réalisions cette intervention.

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Une fois le script intégré à votre site internet, vous devez renseigner une URL personnalisée.

Imaginons par exemple que votre webmaster ait créé, sur votre site, une page vide "Espace client" accessible à l'adresse www.votresite.com/espace-client.

Il lui suffit d'insérer, dans cette page vide, le code d'intégration et cette page ne sera plus vide mais contiendra l'espace client Actelo.

Dans le mail d'activation de son espace, votre client n'aura alors pas un lien vers l'espace client classique, mais bel et bien vers votre site.

Voici un exemple d'intégration de l'espace Client chez l'un de nos courtiers :

Intégration de l'espace client

Conclusion

L'espace Client Actelo a été conçu pour simplifier la gestion de vos dossiers, et fluidifier les échanges avec vos clients.

Vous pouvez essayer gratuitement Actelo pendant 14 jours, n'hésitez pas à nous contacter !


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