Les nouveautés se situent à 2 endroits :

• Activez les espaces depuis la liste des prescripteurs
• Traitez vos leads entrant dans le tout nouvel onglet « Leads ».

☑️ Activer un espace

Pour activer l’espace d’un prescripteur :

• Rendez vous dans l’onglet « Partenaires » > « Prescripteurs »
• Cliquez sur le bouton d’édition d’un prescripteur donné (l’icône en forme de stylo)
• Allez dans l’onglet « Suivi et espace partenaire »
• Cliquez sur le bouton d’activation de l’espace (icône en forme de clé)

L’utilisateur recevant les Leads est par défaut le premier gestionnaire de la relation de ce même prescripteur (dans l’onglet « Information »).
Vous avez ensuite la possibilité d’afficher ou non l’avancement des dossiers ainsi que la rétrocession de votre prescripteur (autorisé par défaut).
Et voilà c’est aussi simple que cela ! À l’enregistrement, un mail avec un lien de connexion lui sera envoyé.
Le contenu du mail peut être adapté dans la configuration d’entreprise, onglet « Mails » (de la même manière que pour l’espace client).

📁 Traiter un lead

Vous recevez une notification dès qu’un lead vous est transmis.
Il apparaitra dans la liste dans l’onglet « Dossiers > Leads ».

Afin de contacter votre prospect, cliquez « Commencer à traiter ».
Une popup de confirmation apparait vous permettant d’envoyer ou non une notification au prescripteur via le tchat dans son espace.

Une fois validé, vous êtes redirigé sur la page du lead, sur laquelle les informations de contact vous sont alors révélées (mail / téléphone).
Contrôlez l’état de votre lead via les 4 boutons d’actions, chacun d’eux ouvre une popup de confirmation vous indiquant concrètement les actions automatiques qui se déclencheront.
C’est également sur cette page que vous pouvez converser avec votre prescripteur via le tchat (de la même manière que vos emprunteurs via l’espace client).

Convertissez simplement votre lead en dossier via le bouton correspondant.
Avec l’ajout de la messagerie prescripteur, nous avons déplacé les règles de facturation de la page « Interlocuteurs » dans un nouvel onglet « Commissionnement ».

Dès que le dossier sera signé, le prescripteur sera averti via notification. Vous pourrez envoyer son appel à facture directement sur son espace depuis l’interface de la facture.

📱 Côté espace partenaire

Une fois le mot de passe créé, votre partenaire arrivera sur cette page.

Les menus disponibles en haut à droite sont respectivement :

• Liste des Leads
• Liste des Dossiers convertis
• Messages
• Notifications
• Paramètres (profil, données, notifications, déconnexion)

➡️ Envoyer un Lead

Pour envoyer un Lead rien de plus simple que de cliquer du « Transmettre un nouveau contact ».

Votre partenaire sera guidé tout au long du processus de création du Lead, il peut vous envoyer les informations de base d’une personne ou société qui souhaite emprunter, ainsi que leur projet.

Une fois le Lead transmis, il apparaitra sous cette forme dans sa liste, et votre prescripteur pourra suivre son avancement, ainsi converser avec vous via le tchat intégré.

👀 Suivre le Lead

Une fois le lead converti en dossier, il apparaitra dans la liste des dossiers. Il pourra y voir sa rétrocession associée ainsi que son appel à facture une fois partagé.

📲 Installer l’application Smartphone

L’espace partenaire est avant tout pensé pour être utilisé sur Smartphone pour que vos prescripteurs puisses vous envoyer des prospect en toute mobilité.

Pour un appareil sous iOS (Apple) :

Voici comment l’installer sur Android avec un Samsung :

Appareil Android (autre que Samsung) :

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Alexandra, courtière en prêt immobilier depuis 15 ans et cofondatrice d’Actelo, vous présentera dans ce webinar comment fournir à vos clients un budget pour leur projet, le tout en moins de 3 minutes pour chaque dossier.

Plan du Webinar:

• Présentation
• Rappel des règles d’endettement
• Rappel des paramètres influant sur le budget client : Revenus, charges, apport, type de projet, durée, taux, type de prêts, garantie, assurance
• Cas client 1 : Définir un budget par rapport au taux d’endettement (en 3 min)
• Cas client 2 : Définir un budget sur une mensualité cible (en 3 min)
• Questions/réponses

Détail des cas client:

• Albert: Votre client est un emprunteur seul de 25 ans, qui présente un projet d’achat dans l’ancien. Fonctionnaire de police, locataire, il souhaite faire l’acquisition de sa résidence principale. Il a déjà un crédit auto en cours, 20k€ d’apport, et souhaite maximiser son budget.
• Alice & Thomas: En couple, 2 enfants, elle est infirmière libérale et lui est ingénieur. Ils sont locataires, primo-accédants, et souhaitent acquérir leur résidence principale. Ils ont déjà un appartement en locatif avec un crédit immobilier associé. Leur apport est de 50k€, leur RFR de 32 642 € et souhaitent acheter sur plan à Toulouse. Ils souhaitent rester en dessous de 1 500 € de mensualité.

Voir le replay

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Faisons ensemble un tour de toutes les possibilités offertes par cette fonctionnalité.

L’espace client, côté courtier

Activation

Pour activer l’espace client d’un dossier, rendez-vous rendez-vous tout simplement dans l’onglet « Espace Client ». Il vous faut que votre emprunteur ai une adresse email.

Cliquez sur l’icône violette et voilà ! Votre client vient de recevoir ses codes d’accès par mail, et un lien pour se connecter à son espace.

Messagerie intégrée

L’interface, dans votre dossier, ressemble maintenant à ceci :

La messagerie est activée, et vous permet de communiquer directement avec votre client. D’un côté, il sera notifié par mail si vous lui envoyez un message. De l’autre, vous recevrez un mail ou une notification si celui-ci vous envoie un message.

GED : Gestion Électronique de Documents

La gestion électronique de documents est également connectée au système d’espace client.

Rendez-vous dans la zone synthèse de votre dossier :

Vous pouvez maintenant mettre à disposition de votre client n’importe quel document, en un clic.

Allons plus loin maintenant, éditons la liste des pièces à fournir par le client (celle-ci est pré-générée automatiquement en fonction de la nature du projet) :

Une fois terminé, cliquez sur « Envoyer dans l’espace client »

Les pièces à fournir viennent d’être ajoutées dans l’espace client, classées par type. Nous aborderons l’organisation de l’espace client côté emprunteur dans la section suivante.

Pour suivre et valider les pièces fournies par votre client, rendez-vous dans l’onglet « GED » :

Vous retrouvez ici des « cases vides » correspondant à l’ensemble des documents à fournir que vous avez défini précédemment.

Si votre client ajoute une pièce dans son espace, vous recevrez une notification

Pour valider les pièces, déplacez simplement le bloc dans « Pièces validées ». Dans ce cas, votre client sera notifié de l’acceptation de sa pièce. Sinon, déplacez simplement le bloc dans « Pièces à fournir ».

Vous souhaitez maintenant télécharger ces pièces, ou les mettre à disposition de la banque. Rien de plus simple, sélectionnons les pièces utiles :

vous pouvez, grâce au bandeau inférieur, télécharger l’ensemble des pièces sélectionnées, ou même générer un lien de téléchargement pour vos partenaires via le bouton « Partager ».

Choisissez vos options de partage, tel que la date d’expiration du lien, et envoyez le directement par mail !

Maintenant que nous avons fait un tour de votre interface, plaçons nous du côté de votre client… 💻

L’espace client, côté emprunteur

Première connexion

Vous venez d’activer l’espace client. Un mail se trouve dans la boite de réception de votre emprunteur référent, contenant le lien vers l’espace Client Actelo. Ce lien peut-être « votresociete.actelo.app », ou pointer directement vers votre site internet. Nous reviendrons sur l’intégration de l’espace Client dans votre site Web en dernière partie de cet article.

Votre client suit donc le lien contenu dans ce mail, et se retrouve sur l’espace client (à la première connexion il devra créer son mot de passe) :

Le voilà connecté, prêt à suivre son dossier, échanger avec vous, renseigner ses pièces, etc..

" Mais pourquoi l'espace client est tout blanc ? Vous n'auriez pas pu le rendre joli, y mettre quelques couleurs ? "

Excellente question ! En effet, on y a pensé. Et on a même voulu aller plus loin : vous permettre de le rendre attractif vous même, accordé à vos couleurs, et à la charte graphique de votre entreprise. Un peu de patience, nous parlerons de la multitude de configurations possibles en dernière partie 👌😎

Suivi de son dossier

Une fois connecté, votre client peut voir la liste de ses dossiers.

Rentrons maintenant dans un dossier :

4 parties importantes ici :

• Emprunteur & Projet : Les informations que les emprunteurs vous fournissent au début d’un dossier.
• La liste des pièces à fournir, ainsi que leur état.
• Documents mis à disposition.

Vous l’aurez compris : un espace simple, pour fluidifier les échanges entre vous et vos clients durant tout le processus du dossier.

Pour accéder à la messagerie, il suffit aux emprunteurs de cliquer sur l’icône de messagerie dans le menu en haut à droite. Il y a une messagerie par dossier.

Attaquons maintenant la dernière partie : la configuration de l’espace client.

L’espace client : Configuration

Configuration des couleurs

Comme je vous l’ai annoncé précédemment, nous avons tout pensé pour vous permettre de vous approprier cet espace client.

Rendez-vous dans la configuration de votre entreprise, puis « Espace Client »

Ici, vous pouvez modifier l’ensemble des couleurs de votre espace client, pour qu’il corresponde à votre charte graphique. Tout est en direct, si vous modifiez une couleur, votre espace client change instantanément.

Intégration à votre site internet

Nous sommes allé plus loin que la configuration des couleurs. L’espace client Actelo est intégrable à votre site Internet en quelques minutes. Cela permet à vos clients de retrouver leur espace personnel directement dans votre site, en toute transparence.

Cette intégration peut nécessiter une intervention de votre Webmaster, bien qu’elle soit tout à fait accessible si vous avez des notions en site Internet, ou si votre site a été créé sur WordPress.

Vous pouvez également nous contacter pour que nous réalisions cette intervention.

Une fois le script intégré à votre site internet, vous devez renseigner une URL personnalisée.

Imaginons par exemple que votre webmaster ait créé, sur votre site, une page vide « Espace client » accessible à l’adresse www.votresite.com/espace-client.

Il lui suffit d’insérer, dans cette page vide, le code d’intégration et cette page ne sera plus vide mais contiendra l’espace client Actelo.

Dans le mail d’activation de son espace, votre client n’aura alors pas un lien vers l’espace client classique, mais bel et bien vers votre site.

Conclusion

L’espace Client Actelo a été conçu pour simplifier la gestion de vos dossiers, et fluidifier les échanges avec vos clients.

Vous pouvez essayer gratuitement Actelo pendant 14 jours, n’hésitez pas à nous contacter !

L’article L’espace client dans le logiciel Actelo est apparu en premier sur Actelo.

Le Tableau de bord permet ainsi de pouvoir avoir une vision globale de l’activité dès l’ouverture du logiciel .

Il est organisé en 3 parties :

Chiffre d’affaires

La première, outre les informations sur les conditions météorologiques et sur la date, est axée sur le chiffre d’affaires (en cours ou à venir). Cela permet au conseiller / courtier d’avoir une vision rapide sur son chiffre d’affaires réalisé depuis le début de l’année (brut et net) et sur ses prévisions de dossiers sur les mois en cours et/ou à venir. Chaque nouveau dossier saisi dans le logiciel, pour lequel une date de signature prévisionnelle sera rentrée, viendra automatiquement mettre à jour le chiffre d’affaire à venir.

Il en est de même pour tout dossier réalisé et signé qui viendra donc également mettre à jour le chiffre d’affaires de l’année en cours

Tâches & Alertes

La deuxième partie du tableau de bord permet un suivi confortable et indispensable pour la gestion des dossiers : les tâches et alertes.

Pour les tâches, le conseiller a une vision des actions à réaliser au jour j (en bleu), pour les jours à venir (en vert) ainsi que les actions en retard (en rouge). Chaque tâche est rentrée dans le suivi du dossier et permet donc de savoir, sans avoir à rentrer dans le dossier, quelle action à réaliser à quelle date. Une fois la tâche accomplie, celle-ci disparait après validation.

De même pour les alertes, elles viennent rappeler au conseiller / courtier les grandes étapes de leurs dossiers et les délais à respecter : apparaissent donc chaque jour les dossiers pour lesquels un délai est arrivé à maturité. Par exemple, au bout de 11 jours après l’édition du contrat de prêt, une alerte apparaîtra afin de savoir si l’offre de prêt a bien été retournée par le client.

Le logiciel Actelo a principalement été pensé pour le quotidien du conseiller / courtier afin d’avoir à gérer très rapidement les actions de son dossier, sans en oublier, et lui permettre de pouvoir gérer au mieux les délais jusqu’à la signature chez le notaire (ou déblocage des fonds).

Un dernier onglet sur la droite permet également de voir en temps réel toutes les nouveautés mises à jour sur le logiciel.

Statuts des dossiers

Enfin une dernière partie faisant apparaître les dossiers en cours (seuls les statuts souhaités et retenus dans l’espace personnel sont présents dans le tableau de bord). Actelo permet d’avoir une vision rapide et globale des dossiers en cours avec les grandes informations : nom des clients, type de projet, usage du bien, … En fonction de l’état d’avancement des dossiers, ceux-ci peuvent être glissés d’une colonne à une autre, ce qui a pour effet la modification automatique du statut : un dossier en montage passera donc facilement en accordé sans avoir à rentrer dans le dossier.

Existe également la possibilité via ce même tableau de bord de dupliquer un dossier ou de le supprimer.

Que retenir ?

Actelo se veut donc être un logiciel non seulement de saisie de dossier, réalisation de propositions de financement… mais surtout un outil d’aide à la gestion quotidienne des dossiers afin de permettre aux courtiers et conseillers en financement d’être les plus efficients possibles afin d’augmenter rapidement leur chiffre d’affaires.

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