Facturation inter-agence, imports / exports clients, performances

Nouvelle note de mise à jour : v1.6.0 🚀 🌞

Vous étiez nombreux à attendre cette version avec grande impatience...

Elle marque la fin d'un long chantier : celui de la refonte complète de notre système de facturation.

Nous vous décrivons tout ça en détail sans plus attendre 👇

Facturation

Notre ancien système de facturation ne permettait, pour chaque dossier, que 4 documents :

• Une facture banque
• Une facture client
• Un appel à facture (prescripteur)
• Une facture intermédiaire

Ce système était viable pour des agences de petite taille ou des indépendants, mais ne permettait pas de gérer des relations de facturations internes (inter-agence), d'agence à mandataire. Il ne permettait pas non plus de gérer un dossier avec plusieurs prescripteurs, plusieurs intermédiaires, ou de réaliser de la facturation manuelle.
Nous avons donc décidé de reprendre l'ensemble du besoin de facturation pour créer un mécanisme automatisé et répondant à tous les cas d'usage.

Nous considérons maintenant 5 types d'entités susceptibles d'être impliquées en facturation :

• Les Prescripteurs: Sont des personnes/sociétés extérieures au logiciel, qui émettent une facturation vers une entité interne au logiciel (agence)
• Les Intermediaires: Sont des personnes/sociétés extérieures au logiciel, vers lesquels une entité interne au logiciel (agence) va émettre une facturation
• Les Banques: Ce sont des entités extérieures au logiciel, vers lesquelles une entité interne au logiciel (agence) va émettre une facturation dans le cadre de conventions bancaires.
• Les Clients: Ce sont des entités extérieures au logiciel, vers lesquelles une entité interne au logiciel (agence) va émettre une facturation dans le cadre d'un dossier.
• Les Agences: Ce sont les entités internes au logiciel capable de facturer et possédant une comptabilité propre. Si vous êtes un réseau, le siège doit être une agence, vos "agences régionales" sont des agences, vos mandataires sont également des agences.

De plus, il vous est possible de fixer des relations d'appartenance entre les agences:

Vous êtes donc libre de réaliser un montage d'agences représentant parfaitement votre méthode de travail et vos échanges de flux financiers.

Par exemple:

Passons à la pratique...

La zone "Interlocuteurs" voit donc arriver une nouvelle notion, les règles de facturation:

Cette zone vous permet de créer des règles qui génèreront des factures automatiquement au moment de la facturation du dossier.

Vous pourrez par exemple:

• Renseigner une commission versée à votre prescripteur (celle-ci est automatique si vous renseignez votre prescripteur, comme vous le faisiez déjà)
• Renseigner une commission perçue par un tiers (cuisiniste, ou maître d'oeuvre, par exemple)
• Renseigner une commission perçue une agence de votre hiérarchie: une agence mère,ou bien pourquoi pas un mandataire travaillant pour le compte de votre agence.

Vous pourrez également renseigner quelle agence de votre hierarchie facture la banque et le client, au moment de la génération des factures de votre dossier:

Vous remarquerez sur l'image précédente, que les deux règles de facturation que nous avons renseigné précédemment remontent et vont générer deux factures sur ce dossier.

Une fois générées, vous retrouverez vos factures dans l'espace facturation, intégralement retravaillé:

A noter qu'il vous est également possible de créer des factures manuellement, et de les associer à vos dossiers.

Nous travaillons déjà à l'amélioration de ce nouveau modèle, et notamment à la génération automatique de règles de facturation.

Déplacement de l'espace entreprise / agence

Nous avons retravaillé les espaces entreprise / agence, et déplacé les accès à la configuration pour plus de lisibilité.

Vous trouverez donc en haut à droite de votre écran les accès vers ces configurations, qui se trouvaient initiallement dans votre barre latérale gauche.

Refonte de la page souscription

La page souscription a été retravaillée pour plus de lisibilité et d'ergonomie.

Optimisation des performances

Vous êtes nombreux à nous avoir remonté certaines lenteurs, notamment sur votre tableau de gestion.

Nous avons procédé à plusieurs optimisations sur cette version, qui devraient nettement améliorer ces performances.

Nous travaillons également à la refonte complète du tableau de gestion, ce qui résoudra tout problème de lenteur à l'avenir.

Import / Export des clients au format CSV

Vous avez maintenant la possibilité d'importer et d'exporter vos bases de données client au format CSV.

Des instructions sont fournies et vous permettront de faire correspondre simplement le format de vos données avec celui attendu par Actelo.

Possibilité d'ajouter le prescripteur dès la création du dossier

Vous pouvez maintenant, lors de la création de votre dossier, renseigner immédiatement le prescripteur et l'origine du dossier.
A noter que ce choix générera automatiquement une règle de facturation si le prescripteur renseigné dispose d'une rétrocession sur sa fiche prescripteur.

Améliorations et correctifs

• Diverses amélioration graphiques
• Ajout de l'âge des clients sur les demandes de financement
• Refonte graphique de la page propositions
• La case "adapter la durée du différé PTZ à la durée du prêt court" est maintenant fonctionnelle
• La duplication d'un dossier ne duplique plus les tâches et rappels associés
• Mise à jour des confirmations de mandat (coût total de crédit & coût)
• Résolution d'une erreur concernant le mode consultation des propositions
• Redirection automatique vers une proposition créée ou dupliquée
• Résolution erreur sur le type de société (SAS, SARL, ...) sur les mandats dans le cas d'un emprunteur professionnel
• Possibilité d'assigner le dossier à un autre utilisateur de la même agence, lors de sa création
• Factures: Les lignes de factures banques sont maintenant séparées pour différencier la commission de chaque prêt